MEB Sosyal Etkinlik İzinleri Yönergesi

MİLLÎ EĞİTİM BAKANLIĞI SOSYAL ETKİNLİK İZİNLERİ YÖNERGESİ

Amaç
MADDE 1 - (1) Bu Yönergenin amacı; Millî Eğitim Bakanlığına bağlı her tür ve derecedeki eğitim kurumlarında kamu kurum ve kuruluşları, uluslararası kuruluşlar, üniversiteler, sivil
toplum kuruluşları ve diğer kuruluşlar tarafından yapılacak sosyal etkinlik izinlerine ilişkin usul ve esasları düzenlemektir.

Kapsam
MADDE 2 - (1) Bu Yönerge; Millî Eğitim Bakanlığına bağlı her tür ve derecedeki eğitim kurumlarında kamu kurum ve kuruluşları, uluslararası kuruluşlar, üniversiteler, sivil toplum
kuruluşları ve diğer kuruluşlar tarafından yapılacak sosyal etkinlik izinlerine ilişkin usul ve esasları kapsar.

Dayanak
MADDE 3 - (1) Bu Yönerge; 14/6/1973 tarihli ve 1739 sayılı Millî Eğitim Temel Kanunu, 8/6/2017 tarihli ve 30090 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Millî Eğitim Bakanlığı Eğitim
Kurumları Sosyal Etkinlikler Yönetmeliği hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar
MADDE 4 - (1) Bu Yönergede geçen;
a) Bakanlık: Millî Eğitim Bakanlığını,
b) Birim: Bakanlığa bağlı genel müdürlük/başkanlıkları,
c) e-Okul Sosyal Etkinlik Modülü: Bu Yönerge kapsamında öğrencilerin/kursiyerlerin katılım sağladığı etkinliklere ilişkin bilgilerin elektronik ortamda kayıt altına alındığı sistemi,
ç) Katılımcı: Öğrenci, öğretmen, veli, kursiyer ve Bakanlık personelini,
ç) Protokol/Sözleşme/Şartname: Sosyal etkinliği gerçekleştirecek olan kişi, kurum veya
kuruluşlarca düzenlenen ve Bakanlıkça kabul edilen belgeyi,
d) Sosyal etkinlik: Öğretim programlarının yanında internet üzerinden uzaktan erişim yoluyla veya belirli bir yerde yapılan bilimsel, sosyal, kültürel, sanatsal, sportif alanlar ve toplum
hizmeti çalışmaları ile bu kapsamdaki yarışma, müsabaka, gezi, konferans, seminer, çalıştay, sempozyum, fuar, festival, şenlik, tanıtım, sergi, gösteri, tiyatro, film gösterimi, proje etkinliği, sosyal sorumluluk çalışmaları ve benzeri diğer etkinlikleri (Değişik: 31.08.2020 tarihli ve
11719784 sayılı Makam Onayı), ifade eder.

Genel esaslar
MADDE 5 - (1) Sosyal etkinlikler; Türkiye Cumhuriyeti Anayasasına, Türk Millî Eğitiminin genel ve özel amaçlarına, uluslararası sözleşmelere, politika belgelerine, 24/3/2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, 20/6/2012 tarihli ve 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu başta olmak üzere yürürlükte olan mevzuata aykırılık teşkil etmeyecek şekilde yapılır.
(2) Ticari amaç güdülen ve/veya katılımcılardan ücret talep edilen sosyal etkinliklere izin verilmez (Değişik: 31.08.2020 tarihli ve 11719784 sayılı Makam Onayı).
(3) Sosyal etkinliklerin planlanması, tanıtılması ve uygulanması eğitim ve öğretim aksatılmadan yapılır.
(4) Sosyal etkinlikler, katılımcıların gönüllülük esasına göre yürütülür.
(5) Öğrenci veya 18 yaşından küçük kursiyerlerin sosyal etkinliklere katılımlarında velisinin yazılı olarak izni alınır.
(6) Sosyal etkinlik izinleri en fazla bir eğitim ve öğretim yılını kapsar.
(7) Sosyal etkinlik izin başvuruları, başvuru evrakının ilgili birime ulaşmasından itibaren otuz gün içerisinde değerlendirilip sonuçlandırılır. Resmî kurum ve kuruluşlardan görüş istenilmesi durumunda bu süre 15 gün daha uzatılabilir (Değişik: 31.08.2020 tarihli ve 11719784 sayılı
Makam Onayı).
(8) Sosyal etkinlik izin başvurularına eklenecek her türlü materyalde öğrenci ve kursiyerlerin gelişim seviyeleri, ilgi, istek, ihtiyaç ve yetenekleri ile pedagojik esaslara uygunluğu gözetilir
(Değişik: 31.08.2020 tarihli ve 11719784 sayılı Makam Onayı).
(9) Sosyal etkinlik izin başvurularında, yabancı dilde olan her türlü materyal başvuru sahibitarafından noter tasdikli Türkçe tercümesi ile birlikte müracaat edilen il millî eğitim
müdürlüğüne veya birime teslim edilir. Herhangi bir ihtilaf vukuunda tercüme metin esas alınır (Değişik: 31.08.2020 tarihli ve 11719784 sayılı Makam Onayı).
(10) Sosyal etkinliklerde; kurum, kuruluş, firma, marka ve kişi reklamını veya tanıtımını ön plana çıkaran ifade ve ögelere yer verilmez.
(11) Sosyal etkinliklerin hiçbir aşamasında, katılımcıların açık rıza onayı alınmadan kişisel verileri istenemez. Bu kapsamda istenen kişisel veriler, açık rıza onayında belirtilen hususların dışında başka amaçlarla kullanılamaz, üçüncü kişilere verilemez ve sosyal etkinliğin sona ermesinin ardından resen silinir (Değişik: 31.08.2020 tarihli ve 11719784 sayılı Makam Onayı).
(12) Etkinliği düzenleyen kişi/kurum/kuruluşlar; engelli bireylerin etkinliğe katılımını teşvik edici, kolaylaştırıcı ve etkinlikten azami şekilde faydalanmalarını sağlayıcı tedbirleri almakla yükümlüdür. Alınacak tüm tedbirler, başvuru evrakları arasında yer alır (Değişik: 31.08.2020 tarihli ve 11719784 sayılı Makam Onayı).
Sosyal etkinlik izinlerinin başvuru işlemleri
MADDE 6 - (1) Sosyal etkinlik izinleri için etkinliğin yapılmasının planlandığı tarihten en az
45 gün önce http://ayse.meb.gov.tr internet adresi üzerinden ön başvuru yapılır. Ön başvuruda sosyal etkinliğin bilimsel, kültürel, sanatsal, sportif, toplum hizmeti ve sosyal sorumluluk
çalışmaları ve bu alanların alt kategorilerinden hangisine yönelik olduğu belirtilir. Sistem tarafından oluşturulan ön başvuru belgesinin imzalı hali diğer bütün materyal ile birlikte ilgili
birime, elden veya posta yoluyla ya da Doküman Yönetim Sistemi üzerinden iletilir. Ön başvurusu olmayan hiçbir etkinlik değerlendirmeye alınmaz. Ön başvuru belgesinde beyan edilen hususlarla, ilgili birime gönderilen materyal arasında farklılık bulunması halinde başvuru reddedilir (Değişik: 31.08.2020 tarihli ve 11719784 sayılı Makam Onayı).
(2) Bir ilde yapılacak sosyal etkinlik izin başvuruları ilgili il millî eğitim müdürlüklerine, birden fazla il veya Türkiye genelini kapsayan sosyal etkinlik izin başvuruları ise Bakanlığa yapılır.
(3) Yarışma veya müsabaka içeren izin başvurusunda; yarışma takvimini, değerlendirme komisyonunu, değerlendirme kriterlerini içeren ve öğrencilere/kursiyerlere verilecek ödüller gibi diğer bilgileri açık ve anlaşılabilir şekilde ifade eden yarışma/müsabaka protokol/sözleşme/şartnamesi yer alır.
(4) Sosyal etkinlik izin başvurularında; etkinlikte görev alacak kişilerden kamu kurum ve kuruluşları ile yükseköğretim kurumlarında çalışanların görev yeri belgeleri, örgün eğitim
kurumlarında öğrenim gören öğrencilerin öğrenci belgeleri veya onaylı öğrenci listesi, bunlar haricindekilerin ise fotoğraflı öz geçmişleri ve adli sicil belgeleri ile yapılacak etkinliğin
gerektirdiği diploma, sertifika ve diğer evraklar yer alır. Etkinlikte yabancı uyruklu kişilerin görev alması durumunda; etkinliği düzenleyen kişi/kurum/kuruluşlar bu kişilere ait, yukarıda istenilen belgelerin apostil tasdikli veya yeminli tercüme bürolarınca tercüme edilip noter tarafından onaylanmış hâlini ilgili birime teslim eder. Bakanlıkça verilen izinlerde etkinlikte görev alacak kişilere ait yukarıda belirtilen evrakların incelenmesi il/ilçe millî eğitim müdürlüklerine devredilebilir (Değişik: 31.08.2020 tarihli ve 11719784 sayılı Makam Onayı).
(5) Sosyal etkinliği düzenleyen kişi, kurum veya kuruluşlar, etkinlikler tamamlandıktan sonra en geç 30 gün içerisinde ogm.meb.gov.tr internet sayfasında yayınlanan formata uygun olarak düzenledikleri sosyal etkinliklere ilişkin ayrıntılı etkinlik raporunu, etkinlik onayında belirtilen eposta adresine gönderir. Bu işlemi gerçekleştirmeyen veya eksik gerçekleştiren kişi, kurum veya kuruluşların daha sonra yapacağı izin başvurusu kabul edilmez (Değişik: 31.08.2020 tarihli ve 11719784 sayılı Makam Onayı).
(6) Sosyal etkinlik izin başvurularında; etkinliğin bütçesi, bütçe kaynakları, ayrıntılı faaliyet planı, faaliyet takvimi ile varsa etkinliğe ait internet sayfası ve sosyal medya hesaplarının bilgileri yer alır. İnternet sayfasında ve/veya sosyal medya hesaplarında yer alan etkinliğe dair bilgilerle ilgili birime gönderilen materyal arasında uyum olması gerekir (Değişik: 31.08.2020 tarihli ve 11719784 sayılı Makam Onayı).
(7) Başvuru yapan kurum veya kuruluşun sponsoru varsa, sponsorluk anlaşmasının aslı veya noterden onaylı örneği sosyal etkinlik izin başvurusunda yer alır.
Sosyal etkinlik izin başvurularının değerlendirilmesi
MADDE 7 - (1) Sosyal etkinlik izin başvuruları, bu Yönergede belirtilen esaslar çerçevesinde değerlendirilir. Bu Yönerge hükümlerine aykırılığı tespit edilen sosyal etkinlik izin başvuruları reddedilir (Değişik: 31.08.2020 tarihli ve 11719784 sayılı Makam Onayı).
(2) İl millî eğitim müdürlüklerine yapılan başvurular, il millî eğitim müdürlüğünce değerlendirilir, uygun görülmesi hâlinde valilikçe onaylanır. Onaylanan izin başvurularının duyurusu, il millî eğitim müdürlüklerince yapılarak e-Okul Sosyal Etkinlik Modülü’ne işlenir.
 (3) Türkiye genelini kapsayan sosyal etkinlik izin başvuruları Bakanlığa yapılır. Türkiye genelini kapsayan sosyal etkinlik izin başvurularında;
a) Tek bir birimi ilgilendiren izin başvuruları ilgili birim tarafından değerlendirilir, uygun görülmesi hâlinde onaylanır. Onaylanan izin başvurularının duyurusu ilgili birim tarafından
yapılır ve e-Okul Sosyal Etkinlik Modülü’ne işlenir.
b) Ulusal ve uluslararası yarışma ve sosyal etkinlik izinleri ile birden çok birimi ilgilendiren sosyal etkinlik izinlerine ilişkin süreci izlemek, değerlendirmek ve uygulamaya yönelik birlik ve beraberliği sağlamak amacıyla Ortaöğretim Genel Müdürünün veya görevlendireceği Daire Başkanının başkanlığında bir sosyal etkinlik danışma kurulu oluşturulur. Bu kurul;
Ortaöğretim, Mesleki ve Teknik Eğitim, Din Öğretimi, Özel Öğretim Kurumları, Özel Eğitim ve Rehberlik Hizmetleri, Temel Eğitim ile Hayat Boyu Öğrenme Genel Müdürlüklerinden daire başkanı seviyesindeki temsilcilerden bir asıl ve bir yedek üye olacak şekilde Makam Onayı ile belirlenir (Değişik: 31.08.2020 tarihli ve 11719784 sayılı Makam Onayı).
c) Kurul; Eylül, Şubat ve Haziran ayları içinde toplanır. Toplantı gündemi kurul üyelerine toplantıdan en az 3 gün öncesinde duyurulur. Kurulun sekretaryası Ortaöğretim Genel
Müdürlüğü tarafından yürütülür (Değişik: 31.08.2020 tarihli ve 11719784 sayılı Makam Onayı).
ç) Kurulda üyesi bulunan birimlerde; ulusal ve uluslararası yarışma ve sosyal etkinlik izinleri ile birden çok birimi ilgilendiren sosyal etkinlik izinlerini değerlendirmek, bunlara esas olacak Genel Müdürlük görüşlerini oluşturmak ve Ortaöğretim Genel Müdürlüğüne bildirmek üzere, kurul üyesinin başkanlığında bir komisyon oluşturulur. Söz konusu etkinlikler için gerekli görüldüğü hâllerde Ortaöğretim Genel Müdürlüğünce ilgili kurum ve kuruluşların da görüşü alınır (Değişik: 31.08.2020 tarihli ve 11719784 sayılı Makam Onayı).
d) Bu iş ve işlemlerle ilgili komisyon sekretaryası için Ortaöğretim Genel Müdürlüğünde bir daire başkanının başkanlığında yeteri kadar personelden oluşan ayrıca bir ekip oluşturulur.
Birimlerden gelen görüşler doğrultusunda yapılan başvurulardan uygun görülenler Ortaöğretim
Genel Müdürlüğünde oluşturulan bu ekip tarafından onaylanır, duyurusu yapılır ve e-Okul Sosyal Etkinlik Modülü'ne işlenir (Değişik: 31.08.2020 tarihli ve 11719784 sayılı Makam
Onayı).
(4) Mülga (Değişik: 31.08.2020 tarihli ve 11719784 sayılı Makam Onayı).

Telif hakkı ve denetim
MADDE 8 - (1) Sosyal etkinlikler sonucu ortaya çıkan eserlerin telif hakkı eser sahibine aittir.
Eserler, sahibinin izni olmaksızın basılamaz, yayımlanamaz, paylaşılamaz ve sergilenemez.
Telif hakları ile ilgili tüm işlemler 5/12/1951 tarihli ve 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri
Kanunu ile 22/12/2016 tarihli ve 6769 sayılı Sınai Mülkiyet Kanununa uygun olarak yürütülür.
Ancak, gerekli durumlarda sosyal etkinlik izni veren ilgili birim veya etkinliği düzenleyen kişi/kurum/kuruluş bu eserleri muvafakat alarak kullanma hakkına sahiptir. Bu durum hazırlanacak olan sosyal etkinlik protokol/sözleşme/şartnamelerinde belirtilir (Değişik:
31.08.2020 tarihli ve 11719784 sayılı Makam Onayı).
(2) Fikri ve/veya sınai mülkiyet konusu olan bir hak ve/veya menfaatin ihlâl edilmesi hâlinde bundan kaynaklanan her türlü idari, hukuki, cezai ve malî sorumluluk ihlâl edene ait olup
Bakanlığın herhangi bir sorumluluğu bulunmamaktadır.
(3) İzin kapsamındaki tüm etkinliklerin denetimleri; ilgili okul/kurum, il/ilçe millî eğitim müdürlükleri ile ilgili birim tarafından gerçekleştirilir. İzin alınmadan veya izne aykırı olarak gerçekleştirilen sosyal etkinlikler için adlî ve idarî yollara başvurulur. Ayrıca izin alınmadan veya izne aykırı olarak gerçekleştirilen sosyal etkinlik kapsamındaki faaliyetlerden suç teşkil edenler hakkında ilgili okul/kurum, il/ilçe millî eğitim müdürlüğü ve ilgili birim tarafından suç duyurusunda bulunulur (Değişik: 31.08.2020 tarihli ve 11719784 sayılı Makam Onayı).
(4) Sosyal etkinlik izni veren birim, gerekli gördüğü veya protokol/sözleşme/şartname hükümlerine uyulmadığı hâllerde vermiş olduğu sosyal etkinlik iznini iptal edebilir.
(5) Sosyal etkinliği onaylayan genel müdürlükçe yerinde izleme ve değerlendirme yapmak amacıyla etkinliğin tamamı ya da bir bölümü için saha ziyaretleri yapılabilir veya çevrimiçi
etkinliklere katılım sağlanabilir (Değişik: 31.08.2020 tarihli ve 11719784 sayılı Makam Onayı).

Yürürlük MADDE 9 - (1) Bu Yönerge, onay tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme MADDE 10 - (1) Bu Yönerge hükümlerini Millî Eğitim Bakanı yürütür