Veli Toplantısı Tutanağı Örnekleri 2023

Veli Toplantısı Tutanağı Örneği

VELİ TOPLANTISI TUTANAĞI NEDİR?

Veli toplantı tutanağı, toplantının özeti niteliğinde olan hukuki bir belgedir. Bu belgeler toplantı sonrasında öğretmen ve müdür tarafından imzalanarak arşivlenir ve müfettişler tarafından incelenir. Veli toplantısı tutanağı, toplantı dilekçesi ile birlikte en az 3 gün önceden hazırlanmalıdır.

VELİ TOPLANTISI HANGİ YÖNETMELİĞE GÖRE YAPILIR?
Öğretmenlerin her dönem en az 1 tane yapması söylenen veli toplantıları hangi yönetmeliğe göre yapılır? MEB'in Okul-Veli iş Birliği konulu genelgesine göre; okullarda veli toplantıları yapılmak zorundadır.

VELİ TOPLANTI TUTANAĞINDA MÜDÜRÜN İMZASI OLUR MU?
Toplantıyı yaptıktan sonra, toplantıyı yaptığınıza dair toplantı tutanağı düzenlemeli ve bu tutanağı, toplantıya katılan herkes imzalamalıdır (Okul müdürü toplantıda varsa imzalar aksi takdirde imzalamaz)

ETKİLİ BİR VELİ TOPLANTISI NASIL YAPILIR?

Görevi, öğrenciyi eğitmek olan öğretmenin hedefi aynı zamanda öğrencinin ailesi de olmalıdır. Öğretmenler için nitelikli eğitimde aileler ile iletişim ve işbirliği çok önemli bir yer tutmaktadır. Öğretmen - aile işbirliği ile ailelerin okula ve eğitime karşı olumlu tutum takınmaları sağlanabilir.

Bu işbirliğini sağlamak amacıyla Milli Eğitim Bakanlığı Rehberlik ve Psikolojik Danışma Hizmetleri Yönetmeliğin 46’ıncı maddesinde belirtilen rehberlik ve psikolojik danışma hizmetleri yürütme komisyonunda; eğitim ortamında, öğrenciler, aileler, yöneticiler, öğretmenler ve psikolojik danışmanlar arasında sağlıklı ve uyumlu ilişkiler kurulabilmesi için gerekli önlemler görüşülür ve yapılacak çalışmalar belirlenir.

Bu amaçla ; resmi ve özel okullarda , okul- aile ve öğretmenler arasında iş birliğini gerçekleştirmek, velileri öğrencilerin gelişim dönemleri ve akademik durumları hakkında bilgilendirmek, okula sahip çıkmalarını sağlamak ve etkin bir şekilde eğitim hizmetlerine katmak üzere bir eğitim-öğretim yılında en az iki kez olmak üzere okul idaresinin ihtiyaç duyduğu zamanlarda “veli toplantıları” yapılmaktadır.

Veli toplantıları üç aşamada ele alınabilir :

• Genel veli toplantısı
• Şube veli toplantısı
• Bireysel görüşmeler (Veliler ile yapılacak özel görüşmeler)

Bu toplantılara okul yöneticileri, okul psikolojik danışmanları (rehber öğretmenleri), sınıf rehber öğretmenleri ve alan öğretmenlerinin işbirliği içinde katılımı sağlanmalıdır. Veli toplantılarında aşağıda belirtilen hususlara uyulmalıdır.

1. Velilere gönderilen “veli toplantısı çağrı yazısında” toplantı gündemi belirtilmelidir. Gerekirse veliler telefonla da bilgilendirilerek toplantıya katılım sağlanmalıdır. Yapılan toplantının amaçları mutlaka gönderilen yazıda belirtilmelidir. Velinin yalnızca çocuğunun notunu öğrenmek ya da yardım istenmesi amacıyla toplantıya çağrıldığını düşünmemesi sağlanmalıdır.

2. Okul bütün yapısıyla (bina, personel, eğitim olanakları vb.) velilere tanıtılmalı ve okulun istenilen düzeyde eğitim vermesi için okul ve veli beklentileri üzerinde konuşulmalıdır.

3. Okulda uyulması gereken kurallar velilere de anlatılmalı, yönetmelikler tanıtılmalı, bu konularda da velilerin özen göstermesi istenmelidir.

4. Öğrenci başarılarının artırılmasına yönelik olarak, velilerle işbirliğinin sağlanması gerekliliği üzerinde durulmalı ve velilerin desteği ile bunun sağlanabileceği anlatılmalıdır.

5. Velilere; öğrencilerin bireysel farklılıkları anlatılmalı, her öğrencinin başarısının ya da başarılı olduğu alanların farklı olabileceği ve onlardan yeteneklerinin üstünde başarı beklemelerinin yanlış olacağı dile getirilmelidir.

6. Okul psikolojik danışmanı (rehber öğretmeni) toplantılara katılıp velilere; rehberlik ve psikolojik danışma servisini ve görevlerini tanıtarak, hangi durumlarda servisle işbirliği yapmaları gerektiği, öğrencilerin gelişim dönemleri, gelişim özellikleri, bu dönemlerin getirdiği davranış özellikleri ve öğrenci başarısının artırılması konularında onları bilgilendirmelidir.

7. Velilerin, öğrenci gelişim dönemlerine ilişkin ayrıca bilgilenmek istedikleri konular varsa, psikolojik danışman tarafından saptanarak daha sonraki günlerde bu konularla ilgili seminerler düzenlenmelidir.

8. Velilere, öğrencilerin başarısızlıkları ve olumsuz özellikleri yerine, başarıları ve olumlu yanları gösterilmeli, anne ve babaların çocuklarıyla gurur duymaları sağlanmalı, okulu daha çok benimsemelerine olanak tanınmalıdır.

9. Öğrencilerin okul içindeki davranış ve çalışmalarını izlemek amacıyla, velilerin okulu ziyaret etme gereği dile getirilmelidir.

10. Toplantılarda öğrencisi hakkında görüşünü bildiremeyen, ya da özel görüşmek isteyen velilere, daha sonra gerekirse psikolojik danışman, sınıf rehber öğretmeni hatta ilgili okul yöneticisi ile görüşebileceği açıkça söylenmeli ve okula gelmeleri sağlanmalıdır.

11. Velilerin okul hakkındaki görüşlerine önem verilmeli, bu görüşler uygulanabilirliği ölçüsünde değerlendirilmelidir.

12. Okulun olanakları çerçevesinde öğrencilerin sosyal etkinliklere katılmaları için, veli desteğinin gerekliliği üzerinde durulmalı, bu etkinliklerin öğrencinin kendine güven duymasında ve başarı duygusunu kazanmasında önemli olduğu anlatılmalıdır.

13. Çocukların içinde bulunduğu yaş dönemlerinde arkadaşlığın yeri ve önemi büyüktür. Velilere; arkadaşlığın gerekli olduğu ancak, çocuğun arkadaşları, hatta gerekirse arkadaşlarının aileleri ile de iletişim kurarak onları tanımalarının gerekliliği anlatılmalıdır. Çocuk bir yere gitmek istediği zaman kısıtlamak yerine, kiminle, nereye gideceği, ne kadar kalacağı, kaçta döneceği vb. konular konuşularak çocuğun isteklerine cevap verilmelidir.

14. Velilere; çocuklarının gereksinimleri kadar harçlık vermeleri gerektiği anlatılmalı, az ya da gereğinden çok verilen harçlıkların çocukta istenmeyen bir takım davranışlara yol açacağı anlatılmalıdır. 15. Çocuğun davranışlarında her zamankinden farklı bir durum gözlendiğinde, okul görevlilerinin veliyi, velinin de okul görevlilerini bilgilendirmesi ve işbirliğine gidilmesi gerekliliği veliye aktarılmalıdır.

16. Veli toplantılarına tüm okul çalışanlarının katılımı sağlanmalıdır. Bu kapsamda;

a) Okul yönetiminin; her dönem yapılacak toplantıların planlanması, toplantı saatlerinin belirlenerek velilere duyurulması, toplantılar için uygun yer ve ortamın sağlaması,
b) Psikolojik danışmanların (rehber öğretmenler); rehberlik ve psikolojik danışma hizmetlerinin tanıtılması, bu hizmetlerden velilerin nasıl yararlanacağının bildirilmesi, öğrencilerin gelişim dönemleri ile eğitimde velilere düşen görev ve sorumluluklar konusunda velileri bilgilendirmesi.
c) Sınıf ve sınıf rehber öğretmenlerinin; sınıfın genel durumu, velilerle işbirliği ve yıl boyunca öğrencilerle yapılacak çalışmalar hakkında velileri bilgilendirmesi, bu konuda veli desteğinin gerekliliğini anlatması ve bireysel görüşmelerin nasıl yapılacağı hakkında yöntemleri belirtmesi,
d) Alan öğretmenlerinin; dersleri ile ilgili yapılacak çalışmalar, sınıfın genel durumu ve alanı ile ilgili olarak çocuklarını nasıl destekleyecekleri hususunda velileri bilgilendirmesi,
e) Müdür yardımcılarının; okulun genel durumu hakkında velileri bilgilendirmesi (devam-devamsızlık, ödül ve disiplin yönetmeliği vb.), gerekli durumlarda işbirliği yapılmasının önemini vurgulaması, gereklidir.

Konuyla ilgili olarak anne babalara yönelik hazırlanmış bir durum değerlendirme listesi aşağıda sunulmuştur. Veli toplantılarında bu listenin velilere verilmesi onlara çocuklarının eğitimi konusunda yararlı olacaktır.

Veli Toplantısı Tutanağı Örneği

2021 – 2021 EĞİTİM ÖĞRETİM YILI _______________________ ORTAOKULU __/__ SINIFI 
1. DÖNEM VELİ TOPLANTI TUTANAĞI

TOPLANTI TARİHİ                       : …../11/2021
TOPLANTI SAATİ                         : …..:…..
TOPLANTI YERİ                           : E-Toplantı
TOPLANTIYA KATILANLAR    : Sınıf Rehber Öğretmeni ……………………………….
                      ve …../….. sınıfı velileri

GÜNDEM MADDELERİ

1) Saygı duruşu ve istiklal marşı
2) Açılış ve yoklama
3) Öğrencilerin Psikolojik ve Fizyolojik sağlık durumları ile temizlik ve hijyene verdikleri önemin arttırılması
4) Pandemi süreci hakkında ve Uzaktan Eğitim sürecine ilişkin bilgilendirme
5) Öğrencilerin davranış durumları, okula karşı isteksizlik gibi tutumlarının nedenlerinin görüşülmesi
6) Velilerin Aile Eğitimi ile ilgili bilgilendirilmeleri
7) Öğrencilerin EBA Canlı Derslere katılım durumları
8) Pandemi döneminde Velilerin uzaktan eğitim sürecinden, öğretmenlerden ve okul idarelerinden beklentileri
9) Öğrencilerin Uzaktan Eğitime katılım süreçleri ve yaşadıkları problemler
10) Sınav kaygısı ve geliştirilecek stratejiler
11) Teknoloji kullanımı ve Sosyal Medya alışkanlıkları
12) Okulların yeniden açılması ve normalleşme süreci hakkında soruların dinlenmesi
13) Temenniler
14) Teşekkür konuşması ve kapanış
15) Velilerle birebir konuşmalar

GÜNDEM MADDELERİNİN GÖRÜŞÜLMESİ

1) İstiklal Marşı okundu ve Saygı duruşunda bulunuldu.
2) Gelen velilere geldiklerinden dolayı teşekkür edildi ve velilerle tanışma yapıldı. Toplantının konusu ve gündem maddeleri üzerinde kısaca değinildi. Toplantıya gelen velilere imza attırıldı. Sınıf rehber öğretmeni ……………………………………… tarafından tüm velilere tek tek söz hakkı verilerek öğrencilerin sağlık durumu hakkında bilgi alındı. Görüşme sonrası hiçbir öğrencinin sağlık durumunda olumsuz bir gelişme yaşanmadığı anlaşılmıştır. Bununla beraber bazı veliler çocuklarının artık çok sıkılmaya başladığını ve her gün ne zaman okula döneceklerini sormaya başladıklarını ifade ettiler. Ayrıca ruhsal sağlıklarında endişeyi gerektirecek bir durum olmadığı veliler tarafından aktarılmıştır.
3) MEB tarafından yayınlanan “Salgın Hastalık Dönemlerinde Psikolojik Sağlığımızı Korumak Gençler için Bilgilendirme Rehberi” velilere tanıtılarak whatsapp üzerinden bilgilenmeleri amacıyla gönderildi. Temizliğine dikkat etmeyen öğrencilerin velilerine temizlik konusu anlatıldı. Öğrencilerin temizliklerine dikkat etmeleri söylendi. Velilerle yapılan görüşmede toplantı günü itibarıyla COVID-19 testi pozitif çıkan bir veli olmadığı görülmüştür.
4) Veliler; pandemi süreci ve öğrencilere olası etkileri üzerine bilgilendirildiler. Bu süreçte öğrenciler için uzaktan eğitim yolu ile yeni bir sosyal alan yaratıldığı ve başarılı olabilmeleri için bu yeni alana çabuk alışmaları gerektiği anlatıldı. Yaşanan pandeminin sadece insan sağlığını değil, sosyal yaşayışı ve alışkanları da değiştirdiği bu nedenle gençlerin uyum için desteklenmesi gerektiği anlatıldı. Salgınla mücadelede alınması gereken tedbirler ve bunların önemi bir kere daha hatırlatıldı. Öğrencilerin bu kurallara ne kadar uyup uymadığı soruldu. Birebir konuşmalar yapıldı.
5) Velilerle öğrencileri hakkında birebir konuşmalar yapıldı. Yeni dönemde okula isteksizlik gösterebilecek öğrenciler için önlemler alınması konusunda velilerle işbirliği içerisinde olunması kararlaştırıldı.
6) Velilere öğrencilerine karşı önderlik etmeleri, uzaktan eğitim süreci hakkında öğrencilerini bilgilendirmeleri, aile olarak birlikte bu süreci en güzel bir şekilde geçirmeleri gerektiği üzerinde duruldu. Yapılan görüşmelerde en büyük ihtiyacın psikolojik destek olduğu anlaşılmıştır. Öğrencilerin davranış ve saygı durumları velilere anlatıldı. Veliler, öğrencilerin okula karşı tutumlarını anlattı.
7) Öğrencilerin EBA Canlı derslere mutlaka katılmaları gerektiği, bu süreçte Canlı derslerin çok büyük önem arz ettiği, dersleri takip etmede en büyük yardımcı olduğu velilere hatırlatılarak öğrencilerini takip etmeleri gerektiği önemle vurgulandı. 
EBA ve uzaktan eğitime katılım hakkında bilgilendirme ve görüş alma: Velilere EBA TV hakkında görüşleri soruldu. Velilere EBA TV ve canlı ders planları hakkında gerekli bilgiler ve adresler yeniden verildi. Uzaktan eğitimin bir amacının da öğrencilerin sosyalleşmeleri olduğu hatırlatıldı. Ayrıca dersleri tekrar izleyebildiklerini ve tüm öğretmenlerine hem EBA üzerinden hem de whatsapp grupları üzerinden kolay bir şekilde ulaşabilecekleri hatırlatıldı. Velilere çocuklarına karşı ilgili olmaları söylendi. Temizlik, saygı, dürüstlük vb… konularda çocuklarını bilgilendirmeleri gerektiği üzerinde önemle duruldu.
8) Velilerin istek ve temennileri dinlendi. Velilerin uzaktan eğitim sürecinde, öğretmenlerden ve okul idarelerinden beklentileri hakkında bilgi alındı.
9) Öğrencilerin uzaktan eğitime katılım süreçleri ve yaşadıkları problemler hakkında sorular soruldu. Bazı veliler telefondan yapılan bağlantının öğrencileri ders havasına sokmadığını ifade ettiler. Genel olarak veliler ilk başlarda bağlanamama sorunu yaşadıklarını ancak ilerleyen haftalarda bu sorunun git gide azaldığını ifade ettiler. 
10) Öğrencilerin sınav öncesi kaygılarını kontrol edebilmek için zihinsel, duygusal, davranışsal ve fiziksel düzenlemeleri yapmaları gerektiği anlatıldı. Böyle bir salgın döneminde kendilerine ait tüm olumlu kaynakları yazıp odalarına asmaları, kazanmak istediği okul A Planını oluşturuyorsa, mutlaka bir B planı, C Planına da sahip olmaları ve bu seçimde gerçekçi değerlendirmeler yapmalarının faydalı olabileceği vurgulandı. Ayrıca  sınavın yaşam başarısının tek bir kriteri olmadığının sık sık ev içerisinde vurgulanması gerektiği üzerinde duruldu.
11) Teknoloji kullanımı: COVID-19 salgını eğitimin uzaktan da yapılması gerekebileceği zamanlar olacağını bu nedenle teknolojiyi doğru ve yerinde kullanmanın böyle günlerde oldukça önem arz ettiği belirtildi. Pandemi döneminde öğrencilerin uzaktan eğitim çalışmaları ve sokağa çıkma sınırlamaları sebebiyle, sosyal medya ve telefonları ile her zamankinden daha çok vakit geçirdikleri, bunun da hem biyolojik hem de psikolojik olumsuz sonuçları olabileceği hakkında bilgilendirmelerde bulunuldu. Bu nedenle online oldukları süreçlerin dikkatle takip edilmeleri gerektiği, bu süreci bir fırsata çevirmek isteyen art niyetli insanlara karşı dikkatli ve hazır olunması gerektiği önemle hatırlatıldı.
12) Okulların yeniden açılması ve normalleşme süreci hakkında soruların dinlenmesi konuları konuşuldu. Sayın Bakanımız Ziya Selçuk tarafından okulların kademeli olarak açılacağı belirtildi. Bütün kademelerin ne zaman açılacağıyla ilgili net tarihin kimse tarafından henüz bilinmediği söylendi. Bu tarihlerin belirlenmesindeki en büyük etkenin salgının gidişatı olduğu hatırlatılarak, endişe edecek bir durum olmadığı, çocuklarımızın riske atılacak bir durumda okula çağrılmayacaklarının bakanımız tarafından tekrar ve tekrar söylendiği aktarılarak velilerin kafalarındaki endişe ve sorular ortadan kaldırmaya çalışıldı.
13) Velilerin temennileri alındı.
14) Toplantıya katılan bütün velilere teşekkür edildi ve birebir konuşmalara geçildi. Bütün veliler ile toplantı saati bitmesine rağmen ilgilenildi. 
15) Velilerle birebir konuşmalar gerçekleştirildi. Tüm velilerimize ve ailelerine sağlık dileyerek Uzaktan Eğitim Online Veli Toplantısı sonlandırıldı.

VELİ TOPLANTI DAVETİYESİ

Sınıf Rehber Öğretmeni
----------------------------
 

SAYIN VELİ 
    2021-2021 Eğitim Öğretim Yılı Sene Başı 1. Veli Toplantısı ....11.2021 ………. günü Saat ……. da toplantı salonunda yapılacaktır.
Gerekli duyarlılığı göstermenizi rica ederim.
                                          ..........................
                                                                              ….. Sınıf Rehber Öğretmeni

 ÇOCUKLARINIZA YAPACAĞINIZ EN BÜYÜK İYİLİK ONLARA ZAMAN AYIRMAKTIR.