Elektronik Ortamlardan Alınan Belgelerin Çıktısı Alınabilir mi?

15.01.2004 tarihli ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununun 5 inci maddesinin birinci fıkrasında
yer alan "Güvenli elektronik imza, elle atılan imza ile aynı hukukî sonucu doğurur." hükmü ile elektronik imzanın  hukuki  olarak  geçerliliği  belirtilmiş  olup  resmî  yazışmaların  elektronik  ortamda  güvenli elektronik imza ile imzalanabilmesi sağlanmıştır. Bununla birlikte kamu kurum ve kuruluşları arasında uygulama  birliğini  sağlamak,  günümüz teknolojisine  ve ihtiyaçlarına  uygun  resmî  yazışma  süreçlerini belirlemek  amacıyla  09.06.2020  tarihli  ve  2646  sayılı  Cumhurbaşkanı  Kararıyla  yürürlüğe  konulan
Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul  ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğin  4  üncü maddesinin  birinci fıkrasında  yer  alan  "Kamu kurum ve kuruluşlarınca resmî yazışmalar, elektronik ortamda e-Yazışma Teknik Rehberi'ne uygun olarak hazırlanan ve güvenli elektronik imza ile imzalanan belgelerle yapılır.
Bu belgeler, elektronik ortamda muhatapları ile paylaşılır ve elektronik ortamda saklanır. Ayrıca güvenli elektronik imza ile imzalanan belgeler, çıktısı alınarak el yazısıyla atılan imza ile imzalanmaz ve fiziksel ortamda saklanmaz." hükmü gereği zorunlu hâl veya olağanüstü durum kapsamı haricindeki belgelerin üretim, iletim  ve  saklama  süreçlerinin  kamu  kurum  ve  kuruluşlarınca  elektronik  ortamda  yürütülmesi gerekmektedir.
Yapılan  incelemeler  neticesinde,  kamu  kurum  ve  kuruluşlarınca  belgelerin  elektronik  ortamda üretildiği ancak elektronik belge yönetim sistemlerinde (EBYS) dosya bütünlüğünün fiziksel ortamdaki gibi sağlanamadığı, birim değişikliklerinde belgelere erişilemediği gibi bazı istisnai gerekçelerle güvenli
elektronik  imza  ile  imzalanan  belgelerin  çıktılarının  alınıp  saklandığı  ve  muhataplara  iletildiği anlaşılmaktadır.   
Yönetmelik  hükümlerinin  doğru  uygulanması  amacıyla  fiziksel  ortamda  var  olan  ve  personelin ihtiyaç  duyduğu  resmî  yazışma  ve  dosyalamaya  ilişkin  süreçlerin  EBYS'lerde  de  kullanılabilmesi sağlanmalı, bürokrasinin hızlandırılması ile uygulama birliğinin sağlanması adına imza yetkisi bulunan yöneticiler  tarafından  güvenli  elektronik  imza  kullanılmalı  ve  elektronik  ortamda  üretilen  belgelerin çıktıları alınmamalıdır. 
Bu  kapsamda,  EBYS'lerde  gerekli  tedbirlerin    alınması;  bağlı,  ilgili  ve  ilişkili  idarelerinizle merkez ve taşra teşkilatlarınıza gerekli duyuruların yapılması hususlarında bilgilerini ve gereğini arz/rica ederim.

Doç. Dr. Metin KIRATLI
İdari İşler Başkanı